Déclaration relative à la protection de la vie privée
DISCOVER-B est une société de droit belge sous la forme de « SNC » (Société en nom collectif), enregistrée sous le n° BE 0809.478.658. Elle respecte évidemment la législation sur la protection de la vie privée.
Domaine d’action de la société
DISCOVER-B est exclusivement concentrée sur l’organisation de visites guidées en Belgique, quasi uniquement pour des groupes constitués (organisateurs de voyages, associations culturelles, groupe d’amis…). Elle ne déploie, sauf rares exceptions, aucune communication à dessein publicitaire nominative ou personnelle. Celle-ci ne peut se faire qu’avec le consentement des personnes physiques ou morales visées.
Collecte de données personnelles
DISCOVER-B collecte uniquement les données personnelles qui lui sont communiquées par ses clients ou par des tiers, dans le cadre d'un service demandé, c’est-à-dire une réservation de visite guidée.
Données personnelles traitées
DISCOVER-B collecte uniquement les données personnelles nécessaires à l'exécution d'un service demandé par la clientèle, personnes physiques ou personnes morales, ou qui est demandé par des tiers, par exemple une autre association de guides.
En fonction du service demandé, DISCOVER-B collecte différents types de données personnelles, qui évidemment se limitent toujours au strict nécessaire. Pour offrir un service correct demandé à DISCOVER-B, la société a besoin des données suivantes :
1 Service à la clientèle :
-Pour échanger du courrier informatique (sous forme de mails) dans le but d’apporter des informations sur le bon déroulement des missions : téléphones portables et fixes, adresses mails
-Pour établir un profil des groupes : désirs des personnes, lieux de contact, particularités culturelles souhaitées
-Pour échanger des emails informatifs : adresses e-mail (non existante à ce jour 28/05/2018, mais susceptible d’être développé dans le futur dans le cadre légal)
-Pour établir des factures et remplir les documents comptables que nécessite la législation en vigueur (ces données comportent des numéros nationaux, des adresses postales, des adresses mails, des numéros de téléphone ou de portables).
2 Collaboration avec des collègues guides
-Pour communiquer aux collègues les données nécessaires au bon fonctionnement de leurs missions : adresses e-mail, téléphones, lieux de rendez-vous, particularités et désirs de la clientèle (ex : locomotion difficile, langue, tranche d’âge). Toutes ces données disparaissent automatiquement à l’issue de la mission.
-Pour toute autre information légale que nécessite la législation fiscale, notamment dans le cadre de la facturation.
Traitement et partage des données personnelles
DISCOVER-B ne traite aucune donnée personnelle d’enfants mineurs
DISCOVER-B partage les données personnelles de la clientèle uniquement, et encore de manière partielle, avec des prestataires de services ou des partenaires pour autant que cela soit nécessaire à l'exécution du service en question, c’est-à-dire une visite guidée, dans un cadre bien défini.
DISCOVER-B ne vend ni ne donne les données personnelles à des tiers. Toutefois, dans le cas où DISCOVER-B ne peut assumer une demande de guidage, la société peut transmettre à un collègue ou une autre association de guides les éléments nécessaires à la réalisation d’une mission (ex : les données e-mail et téléphoniques du client).
Conservation des données
DISCOVER-B s'engage à ne pas conserver les données de la clientèle plus longtemps que nécessaire pour le service dans le cadre duquel elles ont été collectées.
Un fichier « factures » doit cependant rester à la disposition de l’administration fiscale tant que celle-ci est en droit de l’exiger.
Sécurité des données
Les données sont traitées de manière sûre.
Les données sont régulièrement enregistrées sur un disque dur externe sécurisé et la plupart du temps, déconnecté de l’ordinateur central. L’ordinateur central de la société dispose de plusieurs armes de défenses, dont des anti-virus, des pares-feux et autres protections contre des interventions malveillantes (prévues notamment par Telenet, Google, Mc Afee).
Si un incident impliquant les données devait malgré tout se produire, le client en serait personnellement averti(e) dans les conditions prévues par la loi.
Le nombre de personnes qui ont accès aux données est très limité : juste deux personnes, les actionnaires de l’entreprise, Claude et Dominique Janssens. Les collègues guides en appui s’engagent à détruire les données aussitôt après leurs missions.
Si le client estime que ses données sont traitées de manière incorrecte, il lui est possible de porter plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée.
24 mai 2018
Nederlandstalige versie in wording.